Njia rahisi ambayo kama mjasiriamali unahitaji kujua kudhibiti muda wako na usizidiwa na ahadi.

Maisha yako kama mjasiriamali yamejaa ahadi za kazi. Kuwa na ajenda kamili ndio kawaida.

Kweli?

Kwa bahati mbaya, matukio yasiyotarajiwa mara nyingi huongezwa kwenye shughuli za kawaida zinazohitajika kuendelea na kampuni.

Na hiyo inapiga ratiba yako juu. Sawa kabisa?

Hatimaye jioni inakuja na kazi ya kufanywa, badala yake, kwamba kupunguzwa kumeongezeka na kusanyiko kwenye dawati lako au katika Orodha ya Kufanya-Orodha.

Kwa hivyo unafanya nini kawaida?

Unapanga upya ratiba yako kwa lengo la kuondoa mrundikano kwa siku chache zijazo.

Mbaya sana, hata hivyo, kwamba isipokuwa na nadra, huwezi kufanikiwa.

Yote hii inaleta, kama matokeo, dhiki kali ya kihemko, wasiwasi na hisia ya kukosa msaada.

Ikiwa umesoma kila kitu, kwa uangalifu, hadi hapa.

Inamaanisha kuwa unatafuta suluhisho la shida hii.

Nzuri! Uko mahali sahihi.

Jinsi ya kusimamia wakati wako bila kwenda wazimu

Kabla ya kuelezea njia rahisi ambayo unaweza kutumia kwa urahisi peke yako kudhibiti idadi ya kazi ambayo inakusanyika kwenye dawati lako kila siku, nataka ujue ukweli rahisi ..

Hautaweza kusimamia na kumaliza kazi zote, kwani kuna mengi ya kufanya.

Lengo ambalo linapaswa kuongoza matendo yako ni kufika mwisho wa siku ukimaliza yote shughuli za haraka.

Hiyo ni, shughuli zote ambazo, ikiwa hazifanyike, huzuia kampuni yako na miradi yako kusonga mbele.

Ili kufikia hili unahitaji kufanya mambo manne:

  1. Kuchambua
  2. Kupanga
  3. Kukabidhi
  4. Kuwa na nidhamu katika kusimamia mwenyewe

Kama mjasiriamali una jukumu la kufanya kazi kwenye biashara yako na sio kwenye biashara yako.

Hii inamaanisha kuwa lazima utunze tu shughuli muhimu ili kukuza biashara yako.

Kwanza, chambua michakato ya biashara na utambue zile ambazo zinahitaji uingiliaji wako.

Kisha panga saa zako za kufanya kila siku, kila wiki na kila mwezi ili shughuli zitakazokamilishwa zisijumuishwe katika quadrants 2 "Sio Muhimu".

Mara hii ikimaliza, tengeneza orodha ya vipaumbele vya kila siku.

Kwa kweli, sio lazima ujaze orodha yako ya kila siku ya kufanya. 

Ikiwa sivyo, unajikuta katika hatua ya mwanzo.

Kuongeza nguvu sio suluhisho la kushinda. 

Wakati unapaswa kushughulikia mradi mkubwa, igawanye katika shughuli nyingi ndogo.

Fanya shughuli zenye changamoto nyingi kwanza, usizichele.

Shirikisha kazi hiyo kwa washiriki wako sio kulingana na majukumu lakini kwa malengo ya kufanikiwa, tenga wakati wa kusimamia wanachofanya na kuwafundisha.

Kisha waulize waripoti juu ya utekelezaji wa shughuli ambazo umewapa (ikiwezekana kwa maandishi).

Mwishowe, pitia ripoti zao.

Kuwa na nidhamu na tumia njia hii kwa muda mrefu wa kutosha ili iwe tabia kwako.

Lakini muhimu zaidi, jifunze kutofanya kila kitu mwenyewe. 

Sio lazima uwe kizingiti cha biashara yako.

Wakati umepita, ikiwa uliwahi kuwepo, wakati mmiliki wa biashara angeweza kuweka mkono wake katika kila shughuli ya biashara.

Kumbuka kwamba huwezi kuwa njia moja tu ya kuwasiliana kwa kila kitu kinachotokea katika kampuni

Hata ikiwa wewe ndiye bosi.

Hiyo ilisema, kama nilivyoahidi mwanzoni, hapa kuna njia rahisi ambayo itakuruhusu kusimamia vyema vipaumbele vyako.

Tumbo la Eisenhower

La Tumbo la Eisenhower ni njia ya kuongeza muda ambayo inakuwezesha kutenganisha kile cha haraka na kile ambacho sio muhimu.

Kwa kuchanganya vigezo vya haraka (kigezo cha malengo ambacho kinategemea ubadilishaji wa wakati na lazima kitumike kwa shughuli zote ambazo zinahitaji umakini wa haraka au wa muda mfupi) e muhimu (kigezo cha kibinafsi ambacho kinategemea maadili ya mtu binafsi: kilicho muhimu kwako sio muhimu kwa muuzaji wako, kwa mfano) unapata meza iliyogawanywa katika quadrants nne. 

Zoezi: lMatrix ya Eisenhower /Covey

Kama tulivyoona, uharaka na umuhimu ni huru kwa kila mmoja na unachanganya kuweka kipaumbele cha kufanya. Wacha tuanze kutoka kwa swali lililopita. Katika kudhibiti wakati wako, je! Unapeana kipaumbele mambo muhimu au yale ya haraka?

Si rahisi kujibu pia kwa sababu, kama utaona na mazoezi yafuatayo, uharaka ni lengo kwa sababu inategemea wakati tu, wakati umuhimu ni wa kibinafsi kwa sababu vigezo vinavyoamua hutegemea mtu binafsi na mazingira ambayo anajikuta.

Ninakupendekeza chombo cha kawaida, ambacho uandishi wake unahusishwa na Jenerali wa Amerika na Rais Dwight Eisenhower, baadaye aligunduliwa na Stephen Covey katika muuzaji bora zaidi "tabia 7 za watu wenye ufanisi mkubwa".

Wajasiriamali wa Usimamizi wa Muda

Usimamizi wa wakati

  • Robo 1: shughuli za haraka na muhimu => vitendo ambavyo lazima vifanyike haraka iwezekanavyo na ambavyo haviwezi kukabidhiwa wengine (simu kwa wateja, miradi ambayo inapaswa au tayari imekwisha muda, dharura). 

Shughuli ambazo zinaangukia kwenye roboduara hii lazima zipunguzwe kwa kiwango cha chini kwani ndio zinazokufanya upoteze udhibiti wa hali hiyo, ikilazimisha kufanya kazi katika hali ya dharura ya kudumu.

  • Robo 2: sio shughuli za haraka lakini muhimu => hizi ni shughuli za kimkakati na za muda mrefu (kwa mfano, kufafanua mikakati ya kutekeleza biashara yako, kozi za mafunzo, kutafiti fursa mpya za biashara, michezo, mitihani ya matibabu) ambayo hutumika kuboresha biashara yako, ujuzi wako na afya yako.

Vitendo ambavyo vinaweza kuahirishwa, lakini sio milele. Kwa kweli, hatari ni kwamba huanguka kwenye roboduara ya kwanza.

  • Robo 3: shughuli za haraka lakini zisizo muhimu => hizi ni vitendo ambavyo unaweza kuwapa wengine kwa urahisi (mikutano isiyo na maana, majukumu ambayo umetupiwa na wengine).

Kukamilisha shughuli hizi kunamaanisha kuchukua nguvu na wakati mbali na vitu muhimu zaidi.

  • Robo 4: shughuli zisizo za dharura na zisizo muhimu => ni vitendo vyote ambavyo ni vya kupita kiasi. Taka safi na rahisi ya muda.

Kwa hivyo usifanye.

Kuhitimisha, nitakufundisha ujanja kidogo kukumbuka muundo huu ukitumia neno TIME:

  • Tkudhibitisha => Robo ya 1
  • Imuhimu na ya lazima => Quadrant 2
  • Mwasiwasi ambao unaweza kukabidhiwa kwa mtu mwingine => Robo ya 3
  • Einayoweza kupunguzwa => Robo ya 4

Kama utakavyoelewa kujifunza kudhibiti wakati wako ni moja ya mambo muhimu zaidi unayohitaji kufanya kama mjasiriamali ikiwa unataka kufuata njia ya ubora.

Kufanya peke yako sio rahisi.

Kwa sababu hii, ikiwa unahitaji msaada, jua kwamba unaweza kutegemea yetu kila wakati Washauri wa Ukuaji wa Biashara (CCI).

CCI inaweza kukufundisha jinsi ya kutumia vizuri Tumbo la Eisenhower, lakini sio tu. 

Hiyo ni yote kwa leo!

Nitakutana nawe kwenye chapisho linalofuata.